仕事において「説明がわかりにくい」と言われるのは、誰もが経験することです。特に、チームでのコミュニケーションやクライアントとのやり取りにおいて、誤解が生じるとプロジェクトの進行に支障をきたすことがあります。わかりやすく説明できる能力は、業務の円滑化だけでなく、信頼関係の構築にも欠かせない要素です。
本記事では、「わかりやすい説明」を実現するための具体的なコツを紹介します。日常業務で少しずつ実践することで、あなたの説明力は向上し、周囲からの評価も高まるはずです。
わかりやすい説明のための5つのステップ
結論を先に伝える
まずは、「結論を先に伝える」ことが重要です。多くの場合、話の詳細から入りがちですが、まず相手が知りたいのは結論です。このアプローチにより、話の全体像を把握しやすくなります。
実践例：プロジェクト報告の冒頭で「今回のプロジェクトの成果は、前年比で20%の売上増です」と結論を明示することで、相手は詳細な説明に興味を持つことができます。
専門用語を使いすぎない
仕事では専門用語が頻繁に使用されますが、相手がその言葉を理解しているとは限りません。誰でも理解できる言葉を選ぶことで、説明がスムーズになります。
具体例：業務報告の際に「KPI（重要業績評価指標）」と言う代わりに「私たちの目標は、達成度を測るための指標です」と説明すると、相手がつまずくことなく理解できます。
例え話を使う
抽象的な概念や複雑な内容を説明する際には、具体的な例え話を活用すると良いでしょう。これにより、相手は内容をイメージしやすくなります。
実例：新しいシステムの導入を説明する際に「このシステムは、あなたの家の冷蔵庫のようなもので、食材を管理してくれます」といった具合に、日常生活に関連する例えを用いると効果的です。
要点を3つ以内に絞る
情報を一度に詰め込むと、相手が混乱する原因になります。要点を3つ以内にまとめることで、印象に残りやすく、相手も理解しやすくなります。
実践方法：プレゼンテーションや報告書では、主要なメッセージを「1. 売上目標 2. 市場分析 3. 今後の施策」のようにシンプルに整理しましょう。
相手の理解を確認する
一方的に話すのではなく、相手の反応を確認しながら進めることが大切です。「ここまでで質問はありますか？」や「この部分は理解できましたか？」といった確認を挟むことで、相手の理解度を把握できます。
説明力を高めるための3つのツール
わかりやすい説明をするためには、視覚的なサポートも重要です。以下のツールを活用して、資料作成や情報整理を助けましょう。
- Canva（キャンバ）
Canvaは直感的に使えるデザインツールで、ビジュアルコンテンツを簡単に作成できます。プレゼン資料やインフォグラフィックスを作る際に非常に役立ちます。 - Notion（ノーション）
Notionは多機能な情報管理ツールで、プロジェクトの進捗管理やメモを整理するのに便利です。整理された情報を基に説明を行うと、相手も内容を把握しやすくなります。 - Grammarly（グラマリー）
Grammarlyは英語の校正ツールですが、日本語にも似たようなツールがあります。文章の表現や文法をチェックし、読みやすさを向上させることが可能です。
【シーン別】わかりやすい説明の具体例
実際の業務シーンで「わかりやすい説明」を実践するための具体例をいくつか挙げます。こうした工夫を取り入れることで、説明力が高まります。
プレゼンテーションで要点を示す
プレゼンの冒頭で「今日は、売上目標達成のための3つの施策についてお話しします」と言ったように、話のポイントを最初に示します。相手は何を期待すべきかが明確になります。
ビジネスメールで依頼内容を簡潔に伝える
複数の依頼がある場合は、「明日までにA社の資料をまとめてください。注目すべきポイントは以下の3点です。」と要点を箇条書きにすると、相手もスムーズに対応できます。
- A社の売上分析
- 新商品の市場調査
- 販売戦略の提案
まとめ
「わかりやすい説明」ができるようになることで、業務の効率化や円滑なコミュニケーションが促進されます。今回ご紹介したコツやツールを活用し、日々の業務で実践することで、あなたの説明力は確実に向上します。そして、周囲からの信頼や評価も高まり、仕事の成功につながることでしょう。説明力を磨いて、ぜひ自信を持ってコミュニケーションを楽しんでください。
